武汉市市属国有独资公司合同管理指引

2012-05-07 17:08
发文单位 国资委 发文字号 武国资法规[2012]3号
发文日期 2012-05-07 05:08 效力状态 有效
索引号 778182263/2020-829281 主题分类 政务公开

关于印发《武汉市市属国有独资公司合同管理指引》的通知

  各出资企业:

  《武汉市市属国有独资公司合同管理指引》已经市国资委主任办公会议审议通过,现印发给你们。请根据本指引,结合企业实际,制定或完善合同管理办法并报市国资委备案。

                                二○一二年五月七日

武汉市市属国有独资公司合同管理指引

  第一章  总则

  第一条  为促进武汉市人民政府国有资产监督管理委员会(以下简称“市国资委”)履行出资人职责的国有独资公司(以下简称“公司”)加强合同管理,防范合同风险,维护公司合法权益,根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国企业国有资产法》等有关法律法规,制定本指引。

  第二条  本指引所称合同,是指公司与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

  公司与职工签订的劳动合同及与人身权利相关的合同,不适用本指引。

  第三条  公司合同管理的总体要求

  (一)建立分级管理制度

  公司董事会应当根据经济业务性质、组织机构设置和管理层级安排,建立合同分级管理制度和合同管理基本流程。

  1、重大股权投资类、融资类、担保类、知识产权类、不动产类、金融衍生产品类等合同应当经评审后提交董事会审议。

  2、公司董事会应当按照职责分工,明确公司经营管理层的合同审批权限,并建立监督检查制度。

  3、子公司应当建立健全合同管理制度并报公司备案。公司加强对子公司合同的管理和监督,防范子公司合同风险。

  (二)建立合同归口管理制度

  公司应当根据实际情况指定履行法律事务职责的相应部门(以下统称“法律事务机构”)作为合同归口管理部门,对合同实施统一规范管理。

  (三)实行部门职责分工制度

  公司各业务部门作为合同的承办部门,在职责范围内负责合同的前期调查、谈判、订立、履行等工作。

  法律事务机构具体负责公司合同日常管理,主要包括:拟定合同管理制度,参与重大合同谈判,组织合同评审,审核合同条款,监督合同履行,处理合同纠纷,定期检查和评价合同管理工作等。

  公司财务部门主要负责提示合同的税务风险,对合同相对方的财务资信情况提出意见,审查办理合同中财务收支事项,履行财务监督职责。

  需要对合同标的物进行审计和评估的,业务承办部门不得经办审计和评估中介机构的聘请工作。

  【注:公司可以根据工作需要,明确审计、监察等部门的合同管理权限】

  (四)建立健全合同管理评价与责任追究制度

  公司应当定期对合同管理进行分析和评价,对合同订立、履行过程中出现的违法、违规行为,应当追究有关机构和人员的责任。

  第四条  公司进行合同管理,至少应当关注下列风险:

  (一)不订立合同、未经授权对外订立合同、合同对方主体资格不符合法律要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈,合同缺乏合法性和完整性,可能导致公司合法权益受到侵害的风险。

  (二)合同未全面履行或监控不当,可能导致公司诉讼失败、经济利益受损的风险。

  (三)合同纠纷处理不当,可能损害公司利益和信誉的风险。

  第二章  合同的订立

  第五条  公司对外发生经济行为,除小额即时结清方式外,应当采取书面方式订立合同。

  第六条  合同订立前,公司合同承办部门应当研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息,充分调查了解合同相对方的主体资格、资信状况,正确制定谈判策略。

  (一)主体资格审查。主要包括:审查合同相对方的身份证件、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书(证明)、授权委托书等。

  (二)财务和资信审查。主要包括:获取合同相对方的财务报表或者审计报告,分析偿债能力和营运能力,评估其财务风险和资信状况。

  (三)履约能力审查。主要包括:对合同相对方的生产经营进行现场调查,实地了解和全面评估其生产能力、技术水平、产品类别和质量等生产经营情况,分析其合同履约能力;与合同相对方的主要供应商、客户、开户银行、主管税务机关和工商管理部门等沟通,了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。

  (四)担保及涉诉情况审查。主要包括:调查了解合同相对方涉诉情况(包括是否被采取司法强制措施,将要或已经进入破产程序等),合同标的物是否设置抵押等他项权利。

  (五)其他应当审查的情形。

  第七条 确定拟签约相对方后,公司合同承办部门应当在授权范围内与相对方进行合同谈判,磋商合同具体条款,明确双方权利义务和违约责任等内容。

  第八条 公司对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同,应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判。必要时可聘请有专业资质的专家或机构参与相关工作。

  第九条  公司合同承办部门应当根据协商、谈判的结果,拟订合同文本,明确双方权利义务和违约责任。做到条款内容完整,表述严谨准确,相关手续齐备,避免出现重大疏漏。

  重大合同或法律关系复杂的合同应当由公司法律事务机构参与起草。

  第十条 国家相关部门或行业协会制订的合同示范文本,可以优先参考使用,但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查,并根据实际情况进行适当修改和完善。

  公司应当特别注意示范合同文本中的需要补充填写的空白栏目及“其他约定事项”,若不存在相应情形,应当注明“无”或“无其他约定”,以防止合同被篡改。

  第十一条 合同文本须报经国家有关主管部门审批或备案的,应当履行相应程序。

  第十二条 公司应当建立合同评审制度,由法律事务机构组织合同承办部门、财会部门、内部审计等部门,对合同文本的合法性、经济性、可行性、完整性、严密性进行重点审核。

  公司各部门进行合同评审,应当填写《合同评审单》。

  第十三条  公司合同承办部门应当慎重对待评审意见,对合同文本作出修改。公司合同承办部门认为不能采纳评审意见的,应当说明原因,并再次提交评审。

  经过两次评审,合同承办部门和合同评审部门仍无法达成一致意见的,应提请经理办公会或公司董事会审议。

  第十四条 监事会或国资委委派的财务总监可以根据需要调阅相关资料、要求公司相关部门说明情况,对合同的签订和履行过程进行监督。

  第十五条 经过评审的合同,应当由公司法定代表人或由其授权的代理人签名并加盖合同专用章。

  授权签署合同的,应当由公司法定代表人签署授权委托书。

  第十六条 公司应当建立严格的合同专用章保管制度,合同专用章保管部门应当登记合同专用章使用情况。

  合同经编号、评审及法定代表人或由其授权的代理人签署后,方可加盖合同专用章,严禁在空白合同上加盖合同专用章。

  第十七条 公司应当采取在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记或使用不可编辑的电子文档格式等措施,防止已签署的合同被篡改。

  第十八条  公司应当加强合同档案及信息安全保密工作,未经批准,公司及其工作人员不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的商业秘密或国家机密。

  第三章 合同的履行

  第十九条  合同订立后,公司应当遵循诚实信用原则,根据合同的性质、目的和合同条款约定全面履行合同。

  第二十条 公司应当对合同履行实施有效监控,强化对合同履行情况及效果的检查。

  公司合同承办部门应当敦促合同相对方积极履行合同,对合同相对方的履行情况实施有效监控。一旦发现有违约可能或违约行为,应当及时提示风险,并立即采取相应措施避免产生损失或者将损失降到最低。

  第二十一条 合同生效后,公司就质量、价款、履行地点等内容与合同相对方没有约定或者约定不明确的,可以协商签订补充合同。

  公司合同承办部门对于显失公平、重大误解、条款约定不明确、或存在欺诈行为的合同,以及因政策调整、市场变化等客观因素已经或可能导致公司利益受损的合同,按公司规定的程序及时报告,依法办理合同变更或解除事宜。

  合同的变更、解除、转让应当履行公司规定的评审程序。

  第二十二条 财会部门应当在审核合同条款后办理结算业务,按照合同约定付款,及时催收到期款项。

  应当签订书面合同而未签订的,合同应当经过评审而未进行评审的,或者未达到合同约定的付款条件的,财会部门有权拒绝付款,并及时向公司有关负责人报告。

  第二十三条  公司应当加强合同纠纷管理,在履行合同过程中发生纠纷的,应当依据国家相关法律法规,在规定时效内与合同相对方协商,并按规定的程序及时报告。

  对于合同纠纷,经双方协商一致的,应当签订书面协议。合同纠纷经协商无法解决的,可以选择通过诉讼或仲裁方式解决。

  公司授权处理合同纠纷的,应当签署授权委托书。纠纷处理过程中,未经授权批准,相关经办人员不得向合同相对方作出实质性答复或承诺。

  第二十四条  法律事务机构应当加强合同登记管理,合同承办部门详细登记合同的订立、履行和变更等情况,并报法律事务机构登记备案。

  合同履行终结后应及时办理归档手续。

  第二十五条 公司应当建立合同文本统一分类和连续编号制度,规范合同档案管理人员职责,明确合同借阅和归还的权限和审批程序。

  第二十六条  公司应当建立合同后评价制度,至少于每年年末对合同管理的总体情况和重大合同履行情况进行分析评价,对发现的问题,应当及时加以改进。

  第二十七条 公司应当建立健全合同管理考核与责任追究制度。对合同订立、履行过程中出现的违法违规或失职行为,应当追究有关机构或人员的责任。

  第四章  附则

  第二十八条 公司董事会应当切实履行本指引规定的合同管理职责。暂时未设立董事会的,由履行董事会职责的机构负责合同管理。

  第二十九条 本指引自颁布之日起生效,由市国资委负责解释。